Évoluer grâce aux acquis
En ce qui a trait à la gestion de projet, le post mortem, ou le retour sur les leçons apprises, est un élément indispensable de la méthodologie. Le but est de poser un regard objectif sur le projet, de son idéation à l’analyse de ses résultats, en passant par chaque étape de sa réalisation, et de déterminer ce qui s’est bien passé ou ce qui devrait être amélioré. C’est l’opportunité de revenir sur le travail accompli, de relever les bons coups, de s’en féliciter, et d’identifier ce qu’on pourrait mieux faire la prochaine fois. Il ne s’agit pas d’une investigation qui a pour but de pointer du doigt ou de blâmer des membres de l’équipe, mais bien d’un exercice concret axé sur l’apprentissage et l’amélioration continue. Selon Timothy Kotnour, professeur au Département de génie industriel et des systèmes de gestion de l’Université de Central Florida, une leçon apprise est un mécanisme qui permet de documenter l’apprentissage et de le partager avec les autres. (A learning framework for project management, 1999).
Chez DBC, nous nous spécialisons dans les projets d’implantation de progiciels de gestion intégrés (ou ERP en anglais), tels que SAP ou encore JDE d’Oracle. De façon à toujours tendre vers l’excellence et à améliorer constamment nos processus, nous avons développé une multitude de méthodes et de techniques pour mener à bien nos sessions de post mortem de façon efficace. Le tout ne sera pas décrit en détail ici, mais penchons-nous sur quelques éléments importants.
Le groupe
Taille et hétérogénéité sont deux aspects clés.
Le groupe d’individus composant les séances de post mortem ne doit pas être trop petit, car la stimulation des idées est en partie tributaire du nombre d’intervenants. À l’opposé, trop de participants rendrait la communication et les échanges difficiles. Tous les participants doivent avoir la chance d’exprimer leurs points de vue. Il ne faut donc pas hésiter à organiser plusieurs sessions avec des groupes de moins de 8 personnes.
L’enrichissement des idées se fait en partie par la différence des opinions. Pour la stimuler, veillez à ce que les participants proviennent d’horizons différents. Il y a autant de points de vue différents dans une entreprise que de départements au sein de cette même entreprise.
L’environnement
L’environnement de travail dans lequel se déroule le post mortem est un aspect non négligeable. Il peut être difficile, cependant, de choisir un endroit le plus neutre possible, qui permet de laisser libre court aux idées, sans influences extérieures. À l’ère du télétravail, cette problématique se pose différemment.
La présence du modérateur
Le modérateur est chargé de mettre à l’aise les participants, en leur expliquant en détail les objectifs et les étapes du processus de post mortem. C’est lui qui guide les discussions et l’évolution de la séance.
Les outils
Il existe de multiples outils de travail qu’on peut utiliser pour stimuler les échanges et les idées, que le post mortem se déroule en présentiel ou en virtuel (tableau blanc, post-it, échange vivant accompagné de prise de notes, etc.). La chose importante à retenir est que l’on doit s’adapter à son auditoire. Pour les participants, l’outil doit être facile à comprendre et à apprivoiser, le but n’étant pas de passer la moitié de la session à l’expliquer.
Les thèmes
Pas de tabous! On parle de tous les aspects du projet, tant que cela reste dans le respect des règles. Certains de ces aspects sont: la gestion de projet, la gestion du changement, les processus d’affaires, la configuration des systèmes, la formation, la sécurité, le processus de support, etc.
La présentation des éléments
Il ne faut pas perdre de vue l’objectif principal d’un post mortem. Après avoir identifié les bonnes pratiques et déterminé la façon de les perpétuer, ainsi que les éléments à améliorer, il faut consolider l’information. Une des techniques prisées est de faire un classement, un « Top 10 » des éléments qui sont revenus le plus souvent.
Il est ensuite important de présenter ces résultats à tous les participants. Cela permet non seulement de voir les résultats du travail accompli, mais également de renforcer le sentiment qu’ont les participants sur l’utilité de l’exercice.
Passer de l’observation à l’action
L’exercice précédent permet de dégager les grandes orientations et donc d’avoir une vision plus claire sur les éléments à mettre en place dans le futur. En gros, un post-mortem sert à faire un plan. Il est donc primordial de revoir la liste des éléments du fameux « Top 10 » avant d’entamer le prochain projet et avant chacune des grandes phases du projet. Ainsi, les bonnes pratiques pourront être perpétuées, voire améliorées, et certaines erreurs ne seront pas commises à nouveau.
Il est à noter que dans le cadre de la méthodologie Agile, la notion de post mortem existe aussi sous la forme de la «Rétrospective du sprint». Il s’agit d’un événement durant lequel on se pose les questions suivantes, par rapport au Sprint qui vient de se terminer :
- Qu’est-ce qui s’est bien passé ?
- Qu’est-ce qui ne s’est pas bien passé ?
- Qu’allons-nous faire différemment la prochaine fois (avec l’engagement des membres de l’équipe)
En tant que gestionnaire de projet, on peut être préparé à voir certains éléments ressortir lors des sessions de leçons apprises; on peut également en être très surpris! Il faut donc garder un esprit ouvert et souple en accueillant l’information qui en ressortira. Il en demeure donc primordial de toujours garder en tête que le caractère essentiel des sessions de post mortem réside dans l’apprentissage significatif et nécessaire qui peut en résulter.
Bonne discussion!
