Les dynamiques d’interaction en gestion de projet

La gestion de projets d’envergure comporte son lot de défis et les chances de succès reposent sur trois sphères principales : la technologie, les ressources humaines et les processus. Bien que les aspects liés à la technologie et aux processus s’apprennent par la théorie et l’expérience, la sphère des ressources humaines peut être plus difficile à cerner. En effet, il est important de communiquer de manière efficace avec tous les acteurs en jeu à tout moment du projet, que ce soit en tant que directeur de projet pour motiver son équipe ou en tant que team lead pour mobiliser sa troupe. La clé du succès est d’ajuster ses interactions. Non seulement il faut s’adapter à chaque interlocuteur, mais on doit également le faire en fonction du type d’échange nécessaire. Une rencontre de statut n’exige pas la même dynamique qu’une discussion autour de la machine à café.

En janvier 2022, DBC a complété une évaluation psychométrique à l’interne, dans le but d’identifier les différentes dynamiques d’interaction de l’équipe. L’exercice a permis de mieux comprendre les comportements rencontrés dans les mandats de gestion de projets. Nous présenterons dans cet article le modèle de communication employé par Les Alchimistes Conseils, qui présente les quatre différents styles de communication, ainsi que la description de la relation que chaque style peut avoir avec les autres. Nous explorerons ensuite la réalisation de cette analyse en entreprise et présenterons les différents bénéfices potentiels.

Modèle de communication

Le modèle utilisé par Les Alchimistes Conseils représente les différentes dynamiques de communication. Il est composé de deux échelles d’évaluation du comportement de communication de l’individu. La première échelle, l’échelle de prudence et d’affirmation, représente l’interaction de l’individu dans une prise de décision ou de position. La deuxième échelle, l’échelle de spontanéité et de contrôle de soi, correspond à l’expression de comportements interpersonnels.

Aux quatre extrémités du modèle, on retrouve les grandes familles de style communicationnel, chacune représentée par une couleur. Afin d’affiner l’éventail des dynamiques interactives, chaque cadran est subdivisé en quatre sections, proposant des variations de style plus nuancées vers le centre ou vers une autre couleur adjacente. La figure suivante est une représentation graphique du modèle, permettant de bien visualiser les différentes dynamiques.

Figure 1 : Les nuances dans les dynamiques © Ngenio

Chaque style communicationnel possède sa couleur : la couleur jaune représente les expressifs, la couleur rouge, les directifs, la couleur verte, les analytiques et la couleur bleue, les coopératifs.

Un tel modèle permet de regrouper des comportements similaires, de les catégoriser et de pouvoir les analyser. Quatre styles de communication principaux sont isolés et chacun nous permet d’identifier plusieurs stratégies afin de mieux entrer en relation avec un collègue démontrant cette dynamique.

L’identification des dynamiques de communication

De manière plus concrète, comment pouvons-nous utiliser la connaissance des dynamiques d’interaction dans notre milieu de travail? Pour se faire, il faut suivre deux étapes faciles :

• -Identifier la dynamique démontrée par un individu;
• -Adapter son style de communication à l’individu en fonction de sa dynamique.

Des pistes d’adaptation en fonction des différentes dynamiques ont déjà été proposées. Il ne reste plus qu’à identifier le type de la personne à laquelle nous faisons face lors d’une interaction.

L’utilisation des deux axes du modèle devient alors très utile pour cette tâche. Les quatre grandes familles de dynamiques sont catégorisées en fonction de l’axe prudence et affirmation, ainsi qu’en fonction de l’axe contrôle et spontanéité.

Le premier axe prend vie dans la façon dont un individu prendra une décision, formera une opinion ou choisira une position. Une personne qui a tendance à demander plutôt qu’à affirmer, à vouloir être coopérative, à communiquer de manière diplomatique et à être souple dans ses opinions penche plus vers le côté prudence de cet axe. À l’opposé, une personne qui a tendance à exiger au lieu de demander, à favoriser la compétition, à agir rapidement, à communiquer de manière directe et à être plutôt arrêtée sur ses opinions, se positionne plus du côté affirmation de l’axe. Il faut donc se poser la question suivante : “Comment est-ce que cet individu a tendance à prendre une position et à la défendre?”

Le deuxième axe fait état des comportements interpersonnels d’un individu. Une personne qui a tendance à se baser sur les faits, à adopter un certain formalisme, à être rationnelle, à préférer travailler seule et à accorder de l’importance aux réalisations concrètes, se situe du côté contrôle du deuxième axe. Au contraire, un individu qui a tendance à se fier à ses émotions, à préférer les interactions informelles, à être chaleureux, à chercher la collaboration et l’acceptation du groupe penche vers le côté spontanéité. La question à se poser pour répondre à ce deuxième axe est : « De quelle manière cet individu a-t-il tendance à travailler dans son milieu de travail? »

En positionnant le style d’interaction de l’individu en fonction de ces deux axes, il nous sera plus facile d’avoir une idée de la grande famille à laquelle celui-ci appartient.

Comprendre les différentes dynamiques d’interaction en gestion de projets

Pour mieux comprendre la représentation du modèle de communication des quatre familles, il est nécessaire de comprendre les différentes dynamiques d’interaction. Cette compréhension permettra en effet de pouvoir mieux identifier les différents profils de comportements, et de faciliter les interactions entre les membres d’une même équipe.

Il n’y a pas de bons ou mauvais profils, que de bonnes ou mauvaises circonstances! Le stress de s’adapter et voir ses projets potentiellement échouer pourraient exacerber certains traits de personnalité et faire paraître un individu sous un moins bon jour.

Directif / Directive
Une personne directive est dans l’affirmation et le contrôle de soi. Elle a un profond désir d’obtenir des résultats à travers la productivité. Elle cherche à gagner à tout prix et à avoir du succès dans sa vie professionnelle. Au niveau des avantages, une personne directive est à l’aise avec la confrontation et gère bien le risque et les situations exigeantes. Elle excelle également dans la planification et l’organisation, tout en maintenant le cap sur les objectifs à atteindre. Toutefois, sous l’effet du stress, elle peut parfois devenir contrôlante et même très autoritaire.

Expressif / Expressive
La personne expressive est dans l’affirmation de soi et la spontanéité. Généralement optimiste, elle est tournée vers l’avenir et collabore avec les autres dans l’espoir d’atteindre les résultats escomptés. Parmi ses avantages, elle réagit rapidement face aux changements et fait preuve d’innovation dans les solutions qu’elle propose. C’est une personne confiante, qui a un grand sens de l’initiative et un sens de l’urgence développé. Elle est plutôt optimiste et convaincante. Une personne expressive pourrait, sous l’effet du stress, donner l’impression d’envahir l’espace des autres et mettre de la pression pour obtenir ce qu’elle veut.

Analytique
On peut qualifier une personne analytique par la prudence et le contrôle de soi dont elle fait preuve. Elle est généralement persévérante, tenace et constante. Elle a une bonne résistance aux changements, possède des valeurs bien définies et une bonne estime de soi, malgré son besoin de sécurité. La personne analytique a un souci du détail et de l’exactitude rigoureux. Elle a généralement un bon sens de l’organisation, une bonne logique et une grande capacité de concentration. De plus, elle gère très bien les informations techniques. Elle peut toutefois paraître sceptique face aux nouvelles idées, manquer d’enthousiasme, être réfractaire aux changements et faire preuve de trop de prudence.

Coopératif / Coopérative
Une personne coopérative fait montre de plus de prudence et de spontanéité que les autres dynamiques d’interaction. Elle préfère l’harmonie, le calme complet, la tranquillité et le consentement, tout en maintenant un bon sentiment d’appartenance. Parmi ses bons côtés, la personne coopérative a tendance à être axée sur le rendement de l’équipe, à faciliter les discussions, à faire participer les autres, à rechercher le consensus et à résoudre les problèmes en équipe. Elle peut toutefois paraître plus conservatrice, faire preuve d’une prudence excessive et être réfractaire aux changements perçus comme étant risqués. De plus, elle peut céder facilement sous la pression. La clé d’une bonne analyse est de commencer par se positionner soi-même dans le modèle de communication, pour ensuite catégoriser ses collègues. Une bonne compréhension de nos forces et défis offre par la suite l’opportunité d’être plus efficace dans nos efforts pour faciliter la gestion d’un projet.

Les bénéfices du test

Que ce soit dans un cadre professionnel ou personnel, il est important de tenir compte de la perception que les autres ont de nous pour mieux comprendre les dynamiques d’interaction. Cela peut nous permettre d’avoir une longueur d’avance et de faciliter les relations avec le client. La communication et la prise de décision avec le client peuvent ainsi être plus profitables. Par la suite, la connaissance des dynamiques de communication peut aider à former des équipes plus équilibrées et à optimiser l’attribution des tâches et des différents rôles disponibles.

En comprenant mieux les enjeux de communication et les dynamiques d’interaction au travail, il est possible de mieux gérer les conflits et les enjeux possibles pouvant découler de ceux-ci. D’ailleurs, l’introspection peut aider à acquérir des compétences reliées au savoir-être, comme la fonction de choix, la réalisation de soi ou l’identité professionnelle. Pour qu’une personne évolue, il lui est nécessaire de faire une certaine prise de conscience. Être conscient et à l’affût des styles de dynamiques de communication et se remettre régulièrement en question peuvent grandement aider à se connaître soi-même et à nommer des phénomènes sociaux.

Conclusion

Les bénéfices liés à l’utilisation d’une méthode comme celle présentée par Les Alchimistes Conseils, identifiant les dynamiques d’interaction en entreprise en catégorisant les comportements de chaque individu en fonction de deux axes, sont nombreux. En effet, ce test aide chacun à faire une introspection sur sa dynamique d’interaction et l’aide à faire une analyse de son environnement de travail pour discerner les différents comportements. Il peut ainsi contribuer à faciliter les interactions entre les membres d’une équipe de gestion de projets.

Il est toutefois important de garder en tête les limites de ce test, qui ne présente qu’un éventail très limité de possibilités, lié à seulement quatre catégories de comportement. De plus, catégoriser les comportements des gens ne rend pas justice à la complexité des interactions humaines. Il importe donc d’aller plus loin dans l’analyse et d’éviter d’en faire un outil de prédiction des interactions.

Avec l’avènement des nouvelles méthodes de communication, sommes-nous vraiment en mesure d’utiliser proprement tous ces outils? Que ce soit en tant que directeur de projet, team lead ou membre à part entière d’une équipe, il est de notre devoir de nous adapter à l’évolution de la communication. Les standards pour les compétences techniques et pour la capacité à s’adapter aux besoins du client changent et garder le rythme du marché numérique devient primordial. Afin de viser l’excellence et l’atteinte de nos pleines capacités, il est donc pertinent de se pencher sur la compréhension des modèles d’interaction pour faciliter nos communications tout en nous adaptant aux individus et aux attentes grandissantes du marché de la consultation.

 À propos de Les Alchimistes Conseils
Le test MPO, Mobilisation et Performance Organisationnelle, a été créé au Québec en 2010 par une équipe de professionnels en développement organisationnel. Firme-conseil en management des talents, Les Alchimistes Conseils est une communauté de consultants qui aide les entreprises à performer en maximisant le potentiel humain et en travaillant au niveau de la communication, du travail d’équipe et de l’alignement des stratégies humaines.