Les bénéfices d’une bonne gestion de projet

Les entreprises qui désirent profiter de nos services sont généralement en forte croissance, parfois lancées dans un processus d’amélioration continue, ou encore en processus de transformation numérique. La gestion de projet s’inscrit dans cette démarche de changement, et comme nous allons le voir ici, elle apporte de nombreux bénéfices.

Dans la première partie de cet article, nous allons définir ce qu’est la gestion de projet, et dans la seconde, nous allons mettre l’accent sur les bénéfices qu’apporte une bonne gestion de projet.

Chez DBC, nous nous spécialisons dans les projets d’implantation de progiciels des gestions intégrés (ou ERP en anglais) tels que SAP ou Oracle. Nous sommes des experts en gestion de projet et notre philosophie est de toujours tendre vers l’excellence tout en améliorant constamment nos pratiques.

Qu’est-ce qu’une bonne gestion de projet?

La gestion de projet permet de passer d’une idée à un résultat concret par l’entremise d’un ensemble d’outils et de méthodologies, et ce, quelle que soit la taille ou le secteur d’activité d’une entreprise. Une bonne gestion de projet améliore la performance d’une entreprise, permet de coordonner efficacement les ressources, guide l’équipe vers la réalisation des objectifs, puis favorise la rencontre des délais et le respect du budget.

Une association bien connue des gestionnaires de projets chevronnés est le Project Management Institute (PMI). Cette communauté, qui joue un rôle important dans la pratique, a vu le jour en 1969. « Outre le fait de proposer des certifications aux chefs de projet, le PMI a publié le tout premier Guide To The Project Management Body Of Knowledge (le guide PMBOK, ou Guide du Corpus des connaissances en management de projet) en 1996, que l’organisation actualise régulièrement » nous renseigne ASANA, gestionnaire de communication d’équipe.

Deux types de gestion bien connus

Il existe une multitude d’approches et de méthodologies de gestion de projet. Chacune comporte ses bénéfices, mais deux d’entre elles sont grandement utilisées :

La méthode Agile
Très appréciée des équipes de développement de produits, d’ingénierie et de développement de logiciel, cette approche est axée sur un apprentissage continu de l’équipe, une grande souplesse/adaptation au changement, des itérations, et une évolution progressive. On peut notamment citer Scrum ou Kanban comme étant des structures articulées autour de la méthode Agile.

La méthode en Cascade (Waterfall)
C’est une des plus intuitives, où les tâches s’enchaînent les unes après les autres dans un ordre étudié et logique. Cette méthodologie convient bien aux projets ayant des livrables, des étapes et une portée bien précise. En effet, cette approche a tendance à être moins flexible que d’autres et on y fonctionne habituellement avec des phases.

La différence entre la gestion (management) et la direction (leadership)

Certes, une des clés pour la réussite d’un projet est de pouvoir compter sur un bon gestionnaire de projet, mais ce dernier doit également être un bon leader.

Le bon gestionnaire c’est celui qui fait les choses bien! Il connait les méthodologies, les outils, les procédures et les politiques pour mener à bien son projet. Il maitrise les activités de gestion telles que  les rencontres de suivi, la gestion des risques et de l’étendue, le contrôle qualité, etc.

Le bon leader c’est celui qui fait les bonnes choses! C’est un mobilisateur qui sait bâtir les relations et la confiance avec les autres. Un leader sait partager son enthousiasme, sa vision et il sait inspirer les membres de son équipe, tout en les encourageant et en leur permettant d’agir.

Les bénéfices d’une bonne gestion de projet 

L’efficacité

La gestion de projet peut être comparée au plan d’ascension d’une grande montagne de l’Himalaya. Elle vous indique les chemins les plus sûrs et efficaces pour arriver au sommet, tout en évitant les pièges et zones dangereuses.

Dans cet exemple, le gestionnaire de projet peut être comparé à un guide de haute montagne expérimenté, qui accompagne et oriente l’équipe d’ascension. Et comme pour l’ascension d’une grande montagne, ce gestionnaire est entouré d’une équipe pluridisciplinaire expérimentée, motivée et mobilisée par des objectifs communs.

La cible? Le sommet bien sûr, qui ne peut être atteint que par des objectifs bien définis. Pour définir les objectifs du projet, il faut d’abord analyser les raisons pour lesquelles le projet doit être lancé. Pourquoi ce projet? Quelles sont les personnes concernées ? Quels sont les résultats attendus ?

Une fois les objectifs du projet identifiés, il faudra les communiquer à toutes les parties prenantes, puis mettre en place un processus capable de soutenir leur réalisation et de rendre compte de la progression des étapes.

La satisfaction client

Un client satisfait est un client fidèle!  Un projet mené dans de bonnes conditions, dans les délais et le budget alloué, procure une bonne satisfaction du client.

Une entreprise satisfaite est une entreprise qui partage son expérience favorable avec d’autres entreprises. Une boucle de rétroaction positive qui permet de tisser une relation plus forte et d’obtenir autant de clients potentiels que de recommandations faites par un de vos clients fidèles à d’autres.

Il faut aussi souligner le fait que la satisfaction du client a un effet mobilisateur sur les membres de l’équipe projet. Elle génère de la motivation, de l’enthousiasme, incite à l’innovation, à la poursuite des efforts et à l’augmentation de la productivité.

La responsabilisation des membres de l’équipe

Une bonne gestion de projet rime avec une définition claire des rôles et responsabilités de chacun, où chaque tâche (ou story) est assignée à une personne responsable de la réaliser.

Des rôles et responsabilités bien définis évitent que les membres de l’équipe aient tendance à abandonner certaines tâches, à oublier des détails ou à ne pas savoir vers qui se tourner pour obtenir des réponses à leurs questions.

En tant que guide, le gestionnaire de projet s’assure que chaque membre de l’équipe sache ce qu’il a à faire et qu’il prenne ses responsabilités. Il accompagne les membres de l’équipe et les aide à être plus efficaces dans la réalisation de leurs tâches, dans les délais impartis.

En faisant preuve de flexibilité, il peut adapter sa stratégie pour répondre de façon plus optimale aux besoins des membres de l’équipe.

Une meilleure communication

Il existe une multitude d’outils et de techniques permettant de communiquer l’information efficacement au sein d’un projet. Peu importe la technique utilisée, l’important et de ne pas négliger la communication, cet aspect indispensable à la réussite d’un projet.

L’asymétrie d’information est un frein, et tous les membres de l’équipe doivent avoir un niveau d’information suffisant pour pouvoir réagir, s’adapter et prendre les bonnes décisions face à une situation donnée.

Partager régulièrement des mises à jour avec les membres de l’équipe, tout en permettant à chacun d’exprimer son avis, permet non seulement de réduire le nombre de questions reliées au statut, mais aussi de maintenir une bonne dynamique de groupe.

Une meilleure gestion des risques

En gestion de projet, en plus de la gestion des enjeux, la gestion des risques est essentielle à sa réussite. Chez DBC, nous utilisons une approche basée sur la probabilité d’occurrence du risque et sur son impact éventuel. Ceci nous permet de mieux gérer les points faibles du projet et de réfléchir de façon proactive aux actions à mettre en place pour mitiger les risques.

Une préparation qui permet de savoir comment réagir face aux événements inopinés, et de ne pas (ou peu) être déstabilisé; la prise de décision s’en trouve facilitée.

Si la gestion des risques est un processus qui doit s’amorcer dès le début d’un projet, elle doit être suivie et évoluer jusqu’à la toute fin. Parce que par définition, un événement inattendu ne prévient pas du moment de son apparition.

Une meilleure gestion de l’étendue

Il n’y a pas (ou peu) de projet sans Demande de Changement d’Étendue. Qu’elle soit identifiée ou cachée, chaque déviation du plan ou du budget initial a pour résultat une demande de changement. Le plus tôt elle est identifiée, le mieux.

Pour les plus petits projets, une liste des demandes de changements doit être entretenue et un processus d’approbation, au moins informel, doit être en place. Pour les plus gros projets, en plus de la liste évoquée précédemment, un formulaire de demandes de changements doit également être soigneusement rempli.

De plus, un processus d’approbation formel, avec signature des principaux responsables du projet, doit être instauré. Tout ceci, sous la supervision du gestionnaire de projet.

Quand une demande de changement est acceptée, une nouvelle base (référence) doit être faite pour le plan ou le budget. D’ailleurs, il faut rappeler qu’une demande de changement peut aussi être positive, des éléments peuvent être retirés de l’étendue !

Conclusion 

Tous les aspects évoqués dans cet article, même s’ils ne sont pas exhaustifs, contribuent à la réussite d’un projet. Une bonne gestion de projet permet à une équipe de bien s’organiser, de suivre et d’accomplir un ensemble d’activités ayant des objectifs bien précis. Polyvalent, le chef de projet est un véritable touche-à-tout qui organise et planifie le travail selon des pratiques précises, afin de s’assurer que les objectifs, les délais et le budget alloué soient rencontrés.