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Évaluer l’état de préparation au changement

Très souvent, lors de l’implémentation d’un logiciel SAP ou d’un autre ERP, on a tendance à considérer le projet comme étant un projet de technologie d’information (IT). C’est une erreur très fréquente. Il s’agit en fait d’une transformation qui touche non seulement la technologie, mais également les individus qui utiliseront le système et les processus organisationnels.

Pour s’assurer que la transition vers le nouveau système se passera dans les meilleures conditions pour les individus qui auront à l’intégrer, certaines précautions sont à prendre en gestion de projets. La gestion adéquate de la transition vers le nouveau logiciel SAP et des nouveaux processus d’entreprise est une priorité. Pour ce faire, il est essentiel d’utiliser une approche structurée et des outils adaptés à la gestion du changement et à l’implémentation.

Selon une étude menée par Prosci en 2015, il s’avère que l’état de préparation à un changement peut être mesuré de plusieurs façons, parmi lesquelles les plus populaires sont :

  • -les évaluations écrites et les sondages;
  • -les réunions et les formations;
  • -les entrevues.

Il est bien de mettre en place une méthode participative de rétroaction avant tout changement majeur. Encore faut-il que les gens impliqués y participent! La pratique démontre que les gens sont beaucoup plus enclins à utiliser une méthode écrite pour partager leur opinion. Si en plus elle leur permet de le faire de façon anonyme, le taux de participation est encore plus élevé. C’est pourquoi l’usage d’un questionnaire est la méthode la plus répandue.

En se basant sur les meilleures pratiques de gestion de projets et sur nos observations sur les éléments clefs en gestion du changement adaptés à un projet SAP, nous avons mis sur pied un outil efficace, sous forme de questionnaire, nous permettant de mesurer l’état de préparation au changement. Nous suggérons l’utilisation de ce questionnaire pour mesurer et prévoir si les changements anticipés par une implémentation SAP étaient supportés par l’équipe, ou si on devrait plutôt envisager une tendance à la résistance. En étant au courant de l’état de la situation initiale, des efforts peuvent être entrepris au tout début du projet, pour supporter les secteurs qui en ont le plus besoin, afin d’adopter le changement au niveau individuel ou organisationnel.

Le questionnaire « Évaluation de l’état de préparation au changement » (Change readiness assessment) propose l’utilisation de 29 questions et porte sur plusieurs leviers importants par rapport au changement :

  1. L’organisation d’affaires  
  • -L’environnement externe;
  • -Le leadership;
  • -L’orientation stratégique.
  1. Les opérations 
  • -La structure organisationnelle, les tâches et le processus de travail;
  • -Le processus de gestion et de communication.
  1. Les systèmes de support
  • -La culture organisationnelle, les normes et la morale;
  • -Le système de ressources humaines;
  • -Les objectifs personnels et les compétences des employés;
  • -Les processus d’information.

Ce questionnaire est idéalement utilisé lors des étapes de planification du changement, au tout début du projet. Il peut également être répété tout au long du projet d’implémentation SAP, afin de surveiller l’évolution des perceptions face au changement et ainsi, d’être en mesure de faire rapidement les ajustements requis. Il est conçu pour donner aux gestionnaires de projet un aperçu rapide et visuel de l’organisation, de la façon dont les leviers sont actuellement alignés. Il dresse le profil de la préparation au changement de l’organisation à un moment donné, mettant en lumière les perceptions des personnes qui ont répondu aux questions.

Il y a de nombreux bénéfices à utiliser un questionnaire par rapport aux autres méthodes d’évaluation. Tout d’abord, il nous permet d’avoir accès à une façon facilement duplicable, réutilisable et permettant d’effectuer des comparaisons dans le temps. Le questionnaire en format Excel est aussi peu coûteux en termes de temps (durée d’environ 15 min) et permet d’inclure un nombre assez large de participants, qui peuvent le remplir de façon individuelle.

Les gestionnaires, les superviseurs, les agents de changement et certains champions devraient chacun remplir et noter le questionnaire. Le partage de leurs profils en tant que groupe sera grandement révélateur et permettra d’anticiper la suite du déroulement de l’implantation du changement.

Voici un exemple de résultats :

Les réponses au questionnaire donneront deux autres résultats importants :

  • -En comparant leurs profils, les membres de l’équipe peuvent partager leurs hypothèses et parvenir à un accord commun sur la préparation de l’organisation et des personnes au changement.
  • -Ils peuvent également identifier les endroits où ils devront concentrer leurs efforts initiaux, ainsi que les pièges qui pourraient émerger plus tard sur la route de l’implémentation.

Ils peuvent également identifier les endroits où ils devront concentrer leurs efforts initiaux, ainsi que les pièges qui pourraient émerger plus tard sur la route de l’implémentation.

Il est suggéré d’effectuer le questionnaire et d’analyser les réponses assez tôt dans le processus d’implémentation du projet SAP. Celui-ci aura plus de chances d’être un succès si vous êtes en mesure d’anticiper les efforts supplémentaires nécessaires pour assurer le bon déroulement du changement, ainsi que les leviers sur lesquels ceux-ci devront être déployés.

Alors, connaissez-vous votre état de préparation au changement? Souhaitez-vous le mesurer? Il nous fera plaisir de travailler avec vous pour vous aider à mieux vous situer par rapport aux efforts à déployer dans vos projets de changement.

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